¿Sabías que si aplicas la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias podrás gestionar mejor tu tiempo y gestionar tus tareas según su importancia e impacto a tus objetivos?
La matriz de Eisenhower es una herramienta que se compone de cuatro cuadrantes, que te permiten organizar tus tareas y actividades de acuerdo con su grado de urgencia e importancia.
Sin duda, es realmente eficaz para aumentar la productividad, priorizar tus tareas, administrar la carga de trabajo, eliminar las actividades que te hacen perder el tiempo y avanzar hasta alcanzar cada uno de tus objetivos.
Además, es muy fácil de implementar y no necesitas dedicar mucho tiempo para llevarla a cabo.
¿En qué consiste la matriz de Eisenhower?
Primero, la matriz de Eisenhower es una herramienta que te permite gestionar mejor tu tiempo e incrementar su eficacia para alcanzar los objetivos que te propongas.
Se trata de un modelo de cuatro cuadrantes que te permite clasificar tus tareas de acuerdo a su nivel de prioridad e importancia.
Urgente e importante.
Urgente pero no importante.
No urgente pero importante y
No urgente y no importante.
Observa como se compone gráficamente la matriz de Eisenhower:
Veamos a detalle cómo se compone cada cuadrante y cómo llenarlos de forma correcta para planificar tus actividades.
¡Toma nota!
Cuadrante I: Urgente + Importante = Crisis
Algo que es urgente, por lo general, requiere de tu atención inmediata. Por lo tanto, atrapa tu atención y te presiona constantemente. Además, en este caso, la urgencia tiene que ver con la temporalidad en la entrega o realización de la tarea.
Por tanto, deben desarrollarse todas las actividades o tareas que deben ser ejecutadas de manera inmediata, de no hacerlas las consecuencias serán graves.
De esta manera, es importante que des respuesta a las siguientes preguntas para saber si tu tarea es realmente urgente:
¿Es necesario que haga esta tarea ahora?
¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?
Algunas situaciones que deben ir en este cuadrante deben ser, por ejemplo, una falla en la electricidad de la casa o en la empresa, enfermedades, un accidente, demandas legales, cumplimiento de obligaciones fiscales, auditorias, situaciones con fecha de término, reclamos urgentes, etc.
Cuadrante II: Importante + No urgente = Planificación
Una tarea importante es aquella que contribuye de forma positiva con tus objetivos a mediano o largo plazo. De este modo, este cuadrante está conformado por todas las actividades que deben planificarse y agendar para poder realizarlas antes de que se vuelvan urgentes.
Ahora bien, para no descuidarlas debes ser proactivo, ya que no demandan tu atención. Entonces, si las dejas de lado y no las realizas, llegará el momento en el que serán urgentes y puede terminar en un círculo vicioso.
¡Que no se te olvide de realizar estas tareas!
Algunas de las actividades que pueden ser asignadas a este cuadrante son, por ejemplo, aquellas enfermedades que si bien, en la actualidad no son de vida o muerte, si deben ser tomadas en cuenta y revisarlas para que luego, en el largo plazo, no sean urgentes.
Otro ejemplo puede ser la preparación de una clase, capacitaciones, exámenes finales, actualización de información, etc
Cuadrante III: Urgente + No importante = Interrupciones
Son las tareas que pueden esperar y que se pueden delegar a otras personas para su ejecución. Sin duda, delegar es una acción que no a muchas personas les gusta hacer, pero es más importante de lo que piensas.
Algunos ejemplos de las actividades que deben ser asignadas a este cuadrante son: responder llamadas telefónicas y responder correos electrónicos, manejar las redes sociales, etc.
Cuadrante IV: No importantes + No urgentes = Trivialidades
El cuarto cuadrante es el que abarca todas las tareas que no nos aportan nada en ningún sentido. Son todas aquellas actividades que si no se realizan, no sucede nada. Incluso, el no hacerlas te permite ganar un poco de tiempo.
Por ejemplo, revisar las redes sociales para procrastinar, ver televisión cuando tienes que estudiar o en horario laboral, etc.
Sin duda, si comienzas a utilizar regularmente la matriz de Eisenhower en tus actividades diarias, te acostumbrarás rápidamente a identificar la diferencia entre tareas importantes y urgentes, y podrás gestionar mejor tu tiempo.